Hoe richt ik een facturatieproces in?

Overzicht

Deze module biedt een eenvoudige opzet van het facturatieproces voor consultancy en ondersteunt zo verregaande automatisering.

Uiteraard kan dit eenvoudig worden uitgebreid naar een andere dienstverlening, zoals services en producten. Kijk voor de mogelijkheden in de documentatie. Of neem contact op met Boost via het contactformulier.

De basisinrichting zorgt voor het vastleggen van:

Module Omschrijving
Klant Beschrijving van de klantkenmerken
Consutant Overzicht van de beschikbare consultants en resources binnen de eigen organisatie
Project Overzicht van de projecten, inclusief data en documentatie omtrent contractduur en prijsafspraken
Werklog Timesheets van de consultants/resources
Factuur Systeem voor automatische facturering op basis van gegevens  in de andere modules

 

Vereisten

De volgende account instellingen moeten zijn ingesteld om aan de slag te kunnen:

  • Account logo
  • Account naam
  • KVK Nummer
  • BTW Nummer
  • Adres
  • Telefoon
  • Email

Zo geneert u voor al uw klanten een professionele factuur met één druk op de knop.

Handleiding

1. Installatie

Om aan de slag te gaan met de module ‘Facturatie’ worden de volgende stappen doorlopen:

  1. Ga naar het scherm ‘Bibliotheek’;
  2. Selecteer het item ‘Facturatie’;
  3. Klik op ‘Installeren’.
  4. Er zullen 5 nieuwe blokken worden toegevoegd aan je ‘Home’ pagina:
    1. Klant
    2. Consultant
    3. Project
    4. Werklog
    5. Facturen

2. Gebruik

Na de installatie kun u aan de slag gaan met het registratie- en facturatie proces. Per blok is er informatie nodig die ingevoerd dienen te worden. Het wijst zich vanzelf, toch staan deze hier voor de zekerheid ook benoemd.

  • Maak een nieuwe klant aan door het ‘+’ icoon te selecteren bij de module ‘klant’. Voer alle gegevens in en klik op opslaan;
  • In de module ‘Resources’ kunnen de consultants van uw bedrijf worden opgevoerd. Klik hiervoor op het ‘+’ icoon, voer alle (verplichte) gegevens in en sla het op;
  • Leg projectafspraken vast in de module ‘Project’ door op het ‘+’ icoon te klikken en de gegevens in te voeren. Sla het hierna op;
  • In de module ‘Werklog’ kunnen time sheets worden ingevoerd per project per dag. Dit kan door te klikken op het ‘+’ icoon en de velden in te vullen;
  • Het starten van de facturatie-met-1-klik gaat via de module ‘Werklog’:
    • Selecteer in de module ‘Werklog’;
    • Voer de start- en einddatum van de periode waarover een factuur gegeneerd moet worden;
    • Klik op ‘Start’;
    • Na het voltooien van de handeling zijn de gemaakte facturen in te zien en is het mogelijk deze direct vanuit Boost te versturen.

3. Handige tips

Uitbreiding van functionaliteit is ook mogelijk. Hiermee kunnen diverse andere zaken worden :

  • Voer wijzigingen door in werklogs als er bij de laatste check toch nog een fout in zit (wellicht missen er nog uren). De huidige set wordt verwijderd en een volledig nieuwe set met correcties wordt klaargezet;
  • Vanuit het facturatiescherm kunnen alle facturen in PDF worden gedownload, door één druk op de knop.
  • Excelrapportages exporteren is ook mogelijk vanuit de schermen
  • Via het ‘e-mail’ icoon kan iedere factuur uit de gedraaide selecte naar de juiste ontvanger worden gestuurd.

Vervolg

Boost biedt diverse modules om een veelvoud aan processen verder te automatiseren en bij te dragen aan de ‘One-Stop-Shop’ voor het MKB. Bekijk hiervoor ook zeker de documentatie door hier te klikken of neem contact op met Boost.

Betaling en Incasso

Het is belangrijk om het betaalproces nauwgezet in de gaten te houden. In Boost is het mogelijk om een veld voor de betaalstatus toe te voegen. Hiermee faciliteren wij een geautomatiseerd herinneringsproces en/of eventuele aanmaningen die nodig zijn.

Door het toevoegen van een koppeling met online betaalsystemen, zoals Mollie, kan er direct een betaallink meegestuurd worden met facturen. Zo wordt betalen laagdrempelig.

Meer informatie over het inrichten van een volledige incassoproces is hier te vinden.

Goedkeuring workflow van uren

Consultants kunnen hun eigen uren invullen in Boost. Hiervoor is een link van waaruit zij direct bij de formulieren komen voor het invullen. Hierin zit een goedkeuringsproces gekoppeld, zodat deze na het invullen direct gekeurd kunnen worden en vervolgens meegenomen worden het facturatieproces.

Koppelen met een boekhoudpakket

Met Boost zijn diverse boekhoudkoppelingen mogelijk. Hiermee wordt automatisch de betaalstatus bijgehouden en is er direct en accuraat inzage in de boekhouding.