Docs

Inkoop en Asset Management

Inkoop is het proces waarbij medewerkers producten, goederen of diensten kunnen kopen voor het bedrijf. Asset Management is het proces om de voorraad van aangekochte goederen bij te houden.

Procesdefinitie

Laten we eerst de algemene processen beschrijven die we met Boost willen modelleren:

Inkoop

Elke medewerker die een nieuw item nodig heeft (bijv. Laptop, stoel, etc.) moet een verzoek kunnen indienen voor het aankopen van dat item, zodat deze ter beschikking gesteld kunnen worden. De financiƫle afdeling (in ons geval), zal het verzoek beoordelen en vervolgens besluiten het item te kopen of het verzoek af te wijzen. Nadat het item is besteld en geleverd, wordt het item toegewezen aan de betreffende medewerker of aan een klant of locatie. Vanaf dit punt wordt het item onderdeel van het Asset Management-proces.

Asset Management

Binnen het Asset Management process kan je de (aanvullende) gegevens bijhouden van alle belangrijke activa ofwel bezittingen. Het bijhouden van deze gegevens is belangrijk, omdat dit wettelijk verplicht is. Je moet dus weten waar je bezittingen zich bevinden en wie er toegang toe heeft. Het is dus belangrijk dat het bedrijf weet welke activa moet worden verzameld, wanneer een werknemer het bedrijf verlaat.

Implementatie

In dit voorbeeld beschrijven we een financiƫle afdeling dat zich bezighoudt met het inkoopproces en asset management.

Binnen het model komende de volgende entiteiten aanbod:

  • Klant
  • Medewerker
  • Inkooporder
  • Activa Type
  • Activa

Gebruik

Inkoop

  • Elke werknemer kan een artikel aanvragen door een inkooporder (Purchase Order) formulier in te vullen.
  • De inkooporder kan worden aangemaakt met behulp van de openbare URL, zodat de medewerkers geen toegang tot Boost nodig hebben.
  • De openbare URL is te vinden in de admin console (TODO refer to public urls)
  • Bij het aanmaken van een nieuwe inkooporder, moet:
    • de gebruiker zijn eigen naam invoeren. De persoon die het item bestelt;
    • selecteert vervolgens het doel van de aanvraag: "Besteld voor".
      • als het voor een andere werknemer is, selecteert je Werknemer en vervolgens de naam van de werknemer voor wie de bestelling bestemd is.
      • als de bestelling voor een klant is, selecteer dan Klant en selecteer vervolgens de klant waarvoor de bestelling bestemd is.
      • Als de bestelling voor intern gebruik of een ander doel is, selecteer dan Overige en vul de relevante details in het veld Doel in.
    • Vul de overige gegevens in die nodig zijn om Finance in staat te stellen het verzoek te verwerken:
      • Beschrijving
      • Bestel-URL (bijv. de productpagina op de website van de leverancier)
      • Eenheidsprijs
      • Hoeveelheid
      • Aanvullende informatie (indien van toepassing)
      • Vervaldatum (optioneel) - als het item in kwestie op een bepaald tijdstip nodig is.
  • Alle nieuwe inkooporders zullen de workflow binnen Finance activeren voor goedkeuring (of afwijzing).
  • Finance zal voor goedkeuring contact opnemen met de aanvraag indiener.
  • Als de bestelling wordt afgewezen, zal Finance de inkooporder bijwerken en de "Besteld door" op de hoogte stellen.
  • Als de bestelling is goedgekeurd, zal Finance de bestelling bijwerken en het artikel bestellen.
  • Finance kan de factuur uploaden naar de PO voor toekomstig gebruik.
  • Zodra het item is afgeleverd, kan Finance:
    • De order retourneren of annuleren als deze niet voldoet en de PO bijwerken
    • Voeg het item toe aan het Asset Management door de transformatie "Converteren naar Asset" te activeren.
    • Informeer Besteld door en Besteld voor (indien van toepassing)
    • Update de bestelling met de laatste status.
  • Het gekochte artikel maakt geen deel uit van het Asset Register en wordt dienovereenkomstig beheerd.

Asset Management

  • Telkens wanneer een activa van eigenaar verandert, moeten de betrokken werknemers Finance op de hoogte stellen van de wijzigingen in eigendom of locatie, zodat het activaregister kan worden bijgewerkt.
  • Telkens wanneer er een wijziging optreedt, voegt Finance een item toe aan de Status-module van de activa om de aard van de wijziging te loggen.
  • Finance zal indien van toepassing ook de huidige gebruiker updaten. Finance kan op elk moment een lijst oproepen met alle items voor een specifieke werknemer (dit is handig voor vertrekkende werknemers) of de volledige geschiedenis van een specifiek activa bekijken om de huidige eigenaar te laten zien wie het eerder had.
  • Een activum kan worden aangeduid als:
    • Actief
    • Verkocht
    • Uitgeleend
    • Onder reparatie
    • Teruggetrokken
  • In alle bovenstaande gevallen moet de laatste invoer in de activa-status tabel worden bijgewerkt met een notitie van wat er heeft plaatsgevonden en wanneer met de huidige activa status.