Docs

Invoicing

This module offers a simple setup of the invoicing process and supports automation of the complete process

This module contains the following:

ModuleDescription
ClientDescription of Client information
ConsultantOverview of the available consultants and resources of your organisation
ProjectsOverview of the projects, including data and documentation about the contract duration and agreed costs (prijsafspraken
WorklogTimesheets of the consultants/resources
InvoiceSystem for automatic invoicing on the basis of information ( in de andere modules

Requirements

The following account information must be set up to use this process:

  • Account logo
  • Account name
  • KVK Number
  • BTW Number
  • Adress
  • Telephone
  • Emailaddress

This way you can generate a proffesional invoice with the push of one button.

Manual

1. Installation

To use the module Invoicing follow the steps below:

  1. Go to ‘Bibliotheek’;
  2. Select ‘Facturatie';
  3. Click on ‘Installeren’.
  4. 5 new blocks will be added to your 'Home' screen:
    1. Client
    2. Consultant
    3. Project
    4. Worklog
    5. Invoices

2. Use

After the installation is complete you need to fill in the required information in each of the newly created blocks. Once that is done you can start the process of registering and invoicing.

  • Client module: Add a new client by clicking on the ‘+’ icon, filling in the necessary information and saving the instance;
  • Resources module: Add your consultants by clicking on the ‘+’ icon, filling in the necessary information and saving the instance;
  • Projects module - Leg projectafspraken vast in de module ‘Project’ door op het ‘+’ icoon te klikken en de gegevens in te voeren. Sla het hierna op;
  • Worklog - Add a timesheet (per project, per day) by clicking on the ‘+’ icon, filling in the fields and saving the instance
  • To start the one-click-invoicing process go to the Worklog module:
    • Selecte in the module ‘Werklog’;
    • Enter a start- anbd einddatum of the period for which the invoices must be generated;
    • Click on ‘Start’;
    • Once the invoices have been created it is possible to send them directly from Boost.

3. Useful tips

Uitbreiding van functionaliteit is ook mogelijk. Hiermee kunnen diverse andere zaken worden :

  • Voer wijzigingen door in werklogs als er bij de laatste check toch nog een fout in zit (wellicht missen er nog uren). De huidige set wordt verwijderd en een volledig nieuwe set met correcties wordt klaargezet;
  • Vanuit het facturatiescherm kunnen alle facturen in PDF worden gedownload, door één druk op de knop.
  • Excelrapportages exporteren is ook mogelijk vanuit de schermen
  • Via het ‘e-mail’ icoon kan iedere factuur uit de gedraaide selecte naar de juiste ontvanger worden gestuurd.

Vervolg

Boost biedt diverse modules om een veelvoud aan processen verder te automatiseren en bij te dragen aan de ‘One-Stop-Shop’ voor het MKB. Bekijk hiervoor ook zeker de documentatie door hier te klikken of neem contact op met Boost.

Betaling en Incasso

Het is belangrijk om het betaalproces nauwgezet in de gaten te houden. In Boost is het mogelijk om een veld voor de betaalstatus toe te voegen. Hiermee faciliteren wij een geautomatiseerd herinneringsproces en/of eventuele aanmaningen die nodig zijn. Door het toevoegen van een koppeling met online betaalsystemen, zoals Mollie, kan er direct een betaallink meegestuurd worden met facturen. Zo wordt betalen laagdrempelig. Meer informatie over het inrichten van een volledige incassoproces is hier te vinden.

Goedkeuring workflow van uren

Consultants kunnen hun eigen uren invullen in Boost. Hiervoor is een link van waaruit zij direct bij de formulieren komen voor het invullen. Hierin zit een goedkeuringsproces gekoppeld, zodat deze na het invullen direct gekeurd kunnen worden en vervolgens meegenomen worden het facturatieproces.

Koppelen met een boekhoudpakket

Met Boost zijn diverse boekhoudkoppelingen mogelijk. Hiermee wordt automatisch de betaalstatus bijgehouden en is er direct en accuraat inzage in de boekhouding.